QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS)

Sylabus:

-         Definisi Sistem Manajemen Kualitas (QMS)

-         Definisi Kualitas

-         Sejarah Singkat Mengenai Kualitas

-         Quality Management System Standard ISO9001:2000

-         Orientasi Penerapan Sistem Manajemen Kualitas

-         Penerapan Sistem Manajemen Kualitas (ISO9001:2000)

-         Cara Pengukuran Efektifitas Penerapan Manajemen Kualitas

Definisi Sistem Manajemen Kualitas (QMS)

“Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengawasi kegiatan kualitas”

Definisi Kualitas

“Derajat dimana sebuah karakteristik yang ada pada suatu produk memenuhi ketentuan yang ditetapkan”.

Sejarah Singkat Mengenai Kualitas

Dalam buku “Managing Quality”, Garvin mengungkapkan bahwa kualitas sebagai suatu konsep yang telah lama dikenal, tetapi kemunculannya sebagai fungsi manajemen baru terjadi akhir akhir ini. Ia membagi pendekatan modern terhadap kualitas ke dalam empat era kualitas, yaitu inspeksi, pengendalian kualitas statistikal, jaminan kualitas, dan jaminan kualitas strategik.

Inspeksi

Pendekatan ini mulai diterapkan pada permulaan abad ke 19. pengendalian kualitas mencakup beberapa model yang seragam dari suatu produk untuk mengukur kinerja sesungguhnya. Keseragaman seperti itu dimungkinkan pada pemanufakturan yang dilengkapi dengan pengembangan peralatan, yang dirancang untuk menjamin operasi mesin mesin agar menghasilkan bagian bagian yang identik sehingga dapat saling menggantikan. Inspeksi terhadap output dilakukan langsung dan dapat pula dengan bantuan alat tertentu, yang dirancang untuk mengukur output fisik dibandingkan dengan standar yang seragam. Sejak awal abad ke-20, kegiatan inspeksi dikaitkan secara lebih formal dengan pengendalian kualitas, dan kulaitas itu sendiri dipandang sebagai fungsi manajemen yang berbeda.

Pengendalian Kualitas Statistikal

Gerakan kualitas menggunakan pendekatan ilmiah untuk pertama kalinya pada tahun 1931 dengan dipublikasikannyahasil karya W.A. Shewhart, seoring peneliti kualitas dari Bell Telephone Laboratories. Ia menyatakan bahwa variabilitas merupakan suatu kenyataan dalam industri dan dalam hal ini dapat dipahami dengan menggunakan prinsip probabilitas dan statistik. Kontribusi utamanya adalah bagan pengendalian proses untuk merencanakan nilai produksi guna menentukan apakah nilai tersebut masuk dalam range yang dikehendaki.

Dua rekan Shewhart mengembangkan teknik statistik untuk melakukan sampling sejumlah item yang terbatas di setiap kelompok produksi. Sasarannya adalah untuk melakukan trade-off  antara biaya tinggi akibat inspeksi 100% dengan resiko dari salah satu keadaan berikut: (1) menerima suatu kelompok produksi yang sesungguhnya terdiri dari item-item yang rusak dalam persentase tinggi, atau (2) menolak suatu kelompok produk yang sesungguhnya memenuhi standar kualitas. Perbaikan dalam skala besar terhadap teknik statistik dilakukan pada masa Perang Dunia II untuk mempercepat produksi dan penyerahan perbekalan militer untuk menghindari inspeksi yang membuang waktu, tenaga dan biaya.

Jaminan Kualitas

Dalam era ini terdapat pengembangan empat konsep baru yang penting, yaitu biaya kualitas, pengendalian kualitas terpadu (total quality control), reliability engineering dan zero defect.

Biaya kualitas merupakan istilah yang diciptakan oleh Joseph Juran untuk menjawab pertanyaan “seberapa besar kualitas dirasa cukup?”. Menurut Juran, biaya untuk mencapai tingkat kualitas tertentu dapat dibagi menjadi biaya yang dapat dihindari. Biaya yang tidak dapat dihindari dikaitkan dengan inspeksi dan pengendalian kualitas yang dirancang untuk mencegah terjadinya kerusakan (defect). Biaya yang dapat dihindari  adalah biaya kegagalan produk yang meliputi bahan baku yang rusak, jam kerja yang dipergunakan untuk pengerjaan ulang dan perbaikkan, pemrosesan keluhan dan kerugian finansial akibat pelanggan yang kecewa. Implikasi manajemen dari pandangan Juran ini adalah bahwa pengeluaran tambahan untuk perbaikkan kualitas dapat dijustifikasi selama biaya kegagalan masih tinggi.

Total Quality Control (TQC) merupakan pemikiran Armand Feigenbaum yang dikemukakan pada tahun 1956. Pendapatnya adalah bahwa pengendalian harus dimulai dari perancangan produk dan berakhir hanya jika produk telah sampai ke tangan pelanggan yang puas. Prinsip utamanya adalah “quality is everybody’s job”. Ia menyatakan bahwa kegiatan kegiatan kualitas dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, yaitu pengendalian rancangan baru, pengendalian bahan baku yang baru datang dan pengnedalian product/shop floor. Sistem kualitas saat ini juga memasukkan pengembangan produk baru, seleksi pemasok dan pelayanan pelanggan.

Reliability engineering muncul pada tahun 1950an, yang didorong oleh kebutuhan Angkatan Bersenjata Amerika untuk memilki peralatan elektronik dan senjata udara yang dapat diandalkan, bekerja dengan baik serta menghindari kebutuhan untuk penggantian suku cadang mahal.

Zero defect pertama kali dimunculkan oleh Martin Company pada tahun 1961 – 1962. Konsep ini timbul karena kebutuhan pelanggan militer akan produk yang tidak hanya bekerja baik saat pertama kali, tetapi juga diserahkan tepat waktu. Konsep zero defect lebih dipusatkan pada harapan manajemen dan hubungan antar pribadi daripada keterampilan rekayasa. Tujuan utamanya adalah mengharapkan kesempurnaan pada saat pertama dan fokusnya pada identifikasi masalah pada sumbernya dengan perhatian khusus untuk mengkoreksi penyebab umum kesalahan karyawan seperti:

·              Kurangnya pengetahuan

·              Kurangnya fasilitas yang tepat

·              Kurangnya perhatian, kesadaran dan motivasi karyawan

Menurut konsep zero defect, kesalahan yang disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dapat diatasi dengan menggunakan teknik-teknik pelatihan modern. Kesalahan karena kurangnya fasilitas yang memadai dapat diatasi dengan survai pabrik dan peralatan secara periodik. Sedangkan kesalahan yang disebabkan kurangnya perhatian merupakan kesalahan yang paling sulit dideteksi. Oleh karena itu perlu diatasi dengan program zero defect.

Era ketiga manajemen kualitas ini menandai titik balik yang menentukan. Konsep ini menaruh perhatian utama pada pelanggan dan inisiatif karyawan sebagai masukkan penting bagi program peningkatan kualitas. Gerakan manajemen kualitas dengan penekanan pada karyawan muncul bersamaan dengan pemikiran baru manajemen sumber daya manusia. Konsep seperti Teori Y dan Scanlon Plan, mendorong manajer untuk menawarkan wewenang yang lebih besar pada karyawan, seperti halnya strategi zero defect yang berfokus pada motivasi dan inisiatif  karyawan.

Quality Management System Standard ISO9000

Dengan semakin gencarnya penerapan manajemen kualitas sebagai bagian dari disiplin manajemen manufakturing, maka penerapan sistem yang berlaku pada setiap perusahaan memerlukan suatu pedoman untuk dapat memastikan pola/cara ukur yang sama, dengan demikian akan meningkatkan kemampuan perusahaan tersebut untuk memenuhi atau bahkan melampaui standar-standar yang berlaku, hingga meningkatkan daya saing di pasar global. Secara historis ada beraneka ragam standar seperti halnya banyaknya jenis produk-produk manufaktur yang dihasilkan oleh suatu negara. Adanya pasar global menyebabkan situasi seperti ini tidak dapat lagi dipertahankan.

Pembentukan Masyarakat Ekonomi Eropa semakin meningkatkan kebutuhan akan adnya standar yang sama. Mereka menggolongkan produk ke dalam dua kategori, yakni yang diatur (regulated) dan yang tidak diatur (non-regulated). Produk-produk yang diatur – yang berdampak pada kesehatan, keselamatan, atau lingkungan – mewakili 10 sampai 15% dari keseluruhan produk yang diproduksi dan dijual ke pasar Eropa, termasuk setengah dari volume barang impor dari Amerika Serikat. Dokumen yang disebut “EC Directives” berisi persyaratan-persyaratan untuk produk yang diatur. Persyaratan itu meliputi:

1. Persyaratan esensial, yang diarahkan pada produk itu sendiri.
2. Prosedur penilaian ketaatan, meliputi pengujian prototip rancangan produk dan untuk beberapa kasus, pengawasan terus menerus terhadap operasi manufaktur atau sertifikasi sistem kualitas atau registrasinya.

Apabila kualitas ditentukan oleh pelanggan, maka standar-standar kualitas sama (ekuivalen) dengan harapan pelanggan yang tertulis. Untuk menjamin adanya keseragaman dalam kualitas, maka perlu dibentuk standar-standar yang sama pula. Dengan cara ini maka apa yang dianggap sebagai produk berkualitas disuatu negara juga akan diterima di negara lainnya. Ini merupakan aspek yang penting dalam liberalisasi perdagangan.

Salah satu standar yang paling penting adalah ISO 9000, yang dihasilkan oleh Innternational Organization for Standardization di Jenewa, Swiss. ISO 9000 – yakni sekumpulan standar sistem kualitas universal – memberikan rerangka yang sama bagi jaminan kualitas yang dapat dipergunakan diseluruh dunia. Tujuan utama dari ISO 9000 ini adalah:

1.      Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli.

2.      Organisasi harus memberi keyakinan kepada pihak manajemennya sendiri bahwa kualitas yang dimaksud itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.

3.      Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pihak pemebeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk atau jas yang dijual.

Seiring perkembangannya, ISO standar telah mengalami beberapa perubahan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan pengguna standar itu tersebut, perubahan terakhir dilaksanakan pada tahun 2000 dan ketentuannya masih berlaku sampai saat ini.

Seri ISO 9000:2000 terdiri dari empat pokok standar, yaitu:

-   ISO 9000 ”Quality Management System – Fundamentals and Vocabularly”.

-   ISO 9001 “Quality Management System – Requirement”.

-   ISO 9004 “Quality Management System – Guidelines for peformance improvements”.

-   ISO 19011 “Guidelines on quality and environmental management system auditing”.

Pokok mendasar pada perubahan kali ini, yakni pengintegrasian ide TQM (Total Quality Management) kedalam sistem manajemen kualitas, meliputi:

-   Fokus pelanggan

Sebuah organisasi akan bergantung pada pelanggannya dan oleh karenanya harus mengerti kebutuhan pelanggan pada saat ini dan dimasa akan datang, dan harus mengarah pada pemenuhan ketentuan dan harapan pelanggan.

-   Kepemimpinan

Seorang pemimpin akan membangun kebersamaan tujuan dan arah dari sebuah organisasi. Pemimpin harus menciptakan dan menjaga lingkungan dimana orang-orang disekitarnya dapat sepenuh hati turut serta dalam pencapaian sasaran organisasi.

-   Pengikutsertaan seluruh orang

Orang-orang pada setiap jenjang adalah inti dari sebuah organisasi, dan dengan keikutsertaannya akan memungkinkan kemampuanm yang dimilikinya itu dapat digunakan untuk keuntungan organisasi.

-   Pendekatan proses

Hasil yang di-inginkan akan dapat dicapai dengan lebih efisien ketika segala kegiatan dan sumber daya yang berhubungan dengan hal tersebut dilakukan sebagai sebuah proses. (Definisi proses adalah “Tranformasi input menjadi output”)

-   Sistem pendekatan kepada majemen

Pengidentifikasian, kemengertian dan pengaturan hubungan antar proses sebagai sebuah sistem dapat memberikan kontribusi efektifitas dan efisiensi pada organisasi dalam pencapaian sasarannya.

-   Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan yang berkesinambungan pada kinerja organisasi secara menyeluruh harus menjadi sasaran tetap pada sebuah organisasi.

-   Pendekatan faktual pada pembuatan keputusan

Sebuah keputusan yang efektif harus berdasarkan pada analisa data dan informasi.

-   Hubungan saling menguntungkan dengan penyalur

Sebuah organisasi akan saling bergantung dengan penyalurnya, dan adanya sebuah hubungan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduannya untuk menciptakan sebuah nilai.

Orientasi Penerapan Sistem Manajemen Kualitas

Dalam ketentuannya ISO 9001:2000 memberikan penekanan mengenai ketentuan sebuah Sistem Manajemen Kualitas yaitu harus:

-         Dapat menunjukan kemampuannya secara konsisten menghasilkan sebuah produk yang memenuhi ketentuan pelanggan dan undang-undang yang berlaku.

-         Dapat meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif dan perbaikan yang berkesinambungan.

Penerapan Sistem Manajemen Kualitas (ISO9001:2000)

Seperti yang telah diterangkan pada pembahasan diatas, penerapan sistem manajemen kualitas internasional harus merujuk pada Standar ISO9001:2000 yang didalamnya berisi mengenai ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi.

Ketentuan umum ISO9001:2000 yang harus dipenuhi oleh organisasi adalah:

a)     Mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem management kualitas dan penerapannya pada organisasi.

b)     Menentukan susunan dan interaksi dari proses proses tersebut.

c)      Menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa antara pelaksanaan dan pengawasan dari proses-proses tersebut adalah efektif.

d)     Memastikan keberadaan sumber daya dan informasi yang diperlukakan untuk mendukung pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut.

e)     Memantau, mengukur dan menganalisa proses

f)        Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk pencapaian hasil yang direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan pada proses-proses tersebut.

Ketentuan diatas selanjutnya dijabarkan kedalam beberapa ketentuan detil mengenai proses yang atur didalamnya. Berikut ini diantara ketentuan yang diatur:

a)     Pengawasan dokumen

b)     Pengawasan data rekam

c)      Audit kualitas internal

d)     Tindakan pencegahan

e)     Tindakan perbaikan

f)        Pengawasan barang yang tidak sesuai

g)     Manajemen puncak (Top management)

h)      Wakil manajemen (Management Representative)

i)        Kalibrasi

j)        Manajemen sumber daya

k)      Pembelian

l)        Dan lain-lain

Organisasi yang ingin menerapkan standar sistem manajemen kualitas diharuskan mempunyai sebuah prosedur pelaksanaan tertulis mengenai ketentuan diatas yang dituangkan dalam sebuah buku kualitas atau yang biasa disebut sebagai “Quality Manual”. Khusus poin a) sampai f) ketentuan tersebut bersifat mandatory/wajib, sedangkan yang lainnya bersifat kondisional atau disesuaikan dengan kebutuhan.

Manajemen puncak diharuskan  menunjuk salah seorang dari jajaran manajemen sebagai wakil manajemen yang diberi tugas sebagai penanggung jawab dalam penerapan sistem manajemen kualitas.

Cara Pengukuran Efektifitas Penerapan Sistem Manajemen Kualitas

Sebelum kita memulai dalam pembahasan ini, seyogyanya kita mengerti dulu arti dari efektifitas. Efektifitas didefinisikan sebagai “Keadaan dimana sebuah tindakan yang direncanakan telah dilaksanakan, dan mencapai hasil sesuai dengan rencana”.

Sistem manejemen kualitas tentunya juga merupakan sebuah proses atau transformasi, untuk itu pengukuran dalam penerapannya harus dilaksanakan agar dapat memberi gambaran lengkap mengenai efektifitas atau keberhasilan yang telah dicapainya.

Pengukuran dapat dilakukan melalui cara:

a)     Audit kualitas internal

b)     Management review yaitu evaluasi priodik yang dilakukan oleh manajemen puncak bersama wakil manajemen kualitas

c)      Audit kualitas external / Sertifikasi kualitas --- ISO9001:2000

That’s all pals and good luck!!

--- End of pages ---